Kuģa apkalpes minimālo sastāvu nosaka un Apliecību par kuģa apkalpes minimālo sastāvu izsniedz Latvijas Jūras administrācijas Kuģošanas drošības inspekcija (KDI), saskaņā ar MK 2006. gada 24. janvāra noteikumu Nr. 80 “Noteikumi par kuģa apkalpes minimālo sastāvu” prasībām.
Kuģa īpašnieks iesniedz KDI savu priekšlikumu par apkalpes minimālo sastāvu, aizpildot pa labi esošās veidlapas. Ja kuģa īpašnieks vēlas atkāpes no augstākminētajiem MK noteikumiem kuģa apkalpes sastāvā, tad jāpievieno pamatojums šīm atkāpēm. KDI to izvērtē, ņemot vērā noteikumos paredzētās apkalpes komplektācijas normas, un saskaņo ar kuģa īpašnieku galīgo apkalpes sastāvu.
Aizpildītās iesniegumu veidlapas KDI var atsūtīt skenētā veidā, ar nosacījumu, ka to oriģināli tiks nogādāti KDI saņemot Apliecību par kuģa apkalpes minimālo sastāvu.