Vienotais ražotāja kods sastāv no trim lielajiem latīņu alfabēta burtiem dažādās kombinācijās, un to izvēlas ražotājs, ievērojot nosacījumu, ka katram ražotājam tas ir atšķirīgs.
Lai saņemtu vienoto ražotāja kodu, ražotājs pirms ražojuma laišanas tirgū iesniedz inspekcijā :
- iesniegumu, norādot savu kontaktinformāciju un vēlamo vienoto ražotāja kodu,
- atbilstoši noformētu atbilstības deklarācijas vai tās sagataves kopiju, paredzētā CE atbilstības marķējuma kopiju (turpmāk – dokumenti), kā arī
- deklarāciju par to, ka ražotne atrodas Latvijas Republikas teritorijā (norāda konkrētu ražošanas vietas adresi).
Inspekcija piecu darbdienu laikā pārbauda dokumentu atbilstību šo noteikumu prasībām. Ja pārbaudes rezultāts ir pozitīvs, inspekcija pieņem lēmumu par vienotā ražotāja koda piešķiršanu un paziņo par to ražotājam.
Piešķirto vienoto ražotāja kodu inspekcija ievada Eiropas Komisijas pārvaldītajā elektroniskajā iekšējās informācijas apmaiņas datubāzē (turpmāk – datubāze), kur tas ir pieejams Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomikas zonas valstu tirgus uzraudzības iestādēm.
Par jebkurām izmaiņām dokumentos vai deklarācijā ražotājs nekavējoties informē inspekciju un, ja nepieciešams, iesniedz inspekcijā jaunus dokumentus un deklarāciju.
Vienotā ražotāja koda aktualizēšanai datubāzē un tīmekļvietnē ražotājs ik pēc trijiem gadiem atkārtoti iesniedz inspekcijā dokumentus un deklarāciju. Ja deklarācija un dokumenti netiek iesniegti vai tie neatbilst šo noteikumu prasībām, inspekcija anulē ražotājam piešķirto vienoto ražotāja kodu un izdzēš to no datubāzes un tīmekļvietnes.