Iesniegums var būt parakstīts pašrocīgi, iesniegts klātienē vai nosūtīts pa pastu, kā arī parakstīts ar drošu (kvalificētu) elektronisko parakstu un nosūtīts uz Latvijas Jūras administrācijas oficiālo e-adresi lja@lja.lv vai Kuģu reģistra e-pasta adresi kr@lja.lv. Gadījumā, ja iesniegums iesniegts klātienē vai nosūtīts pa pastu, jānorāda iesniedzēja e-pasta adrese saziņai. Minētie nosacījumi attiecībā uz parakstīšanu un nosūtīšanu ir piemērojami visiem gadījumiem, kad Kuģu reģistrā tiek iesniegts iesniegums noteiktu darbību veikšanai.
Gadījumā, ka kuģošanas līdzekļa reģistrācijas apliecībai ir beidzies derīguma termiņš vai tuvojas tā beigas, jāvēršas Kuģu reģistrā ar iesniegumu jaunas reģistrācijas apliecības izdošanai.
Kuģošanas līdzekļa īpašnieks publicē izdevumā “Latvijas Vēstnesis” oficiālu paziņojumu (informācija par oficiālo paziņojumu iesniegšanas nosacījumiem https://www.vestnesis.lv/oficialais-izdevums/pazinojumu_iesniegsana) sadaļā “Dokumentu atsaukumi” paziņojumu, ka nozaudētie dokumenti uzskatāmi par nederīgiem. Šādā paziņojumā jābūt norādītam:
- kuģošanas līdzekļa vārdam, reģistrācijas numuram;
- katra nozaudētā dokumenta nosaukumam, dokumenta izdošanas laikam, numuram un personai, kam dokuments izsniegts;
- datumam, no kura nozaudētais dokuments tiek uzskatīts par nederīgu (parasti tiek norādīts, ka dokuments tiek uzskatīts par nederīgu no sludinājuma publicēšanas brīža).
Gadījumā, ka īpašnieka rīcībā nav ziņu par kādu no datiem, kurus jāpublicē, piemēram, dokumenta numuru, jāvēršas Kuģu reģistrā, lai precizētu nepieciešamo informāciju. Pēc paziņojuma publicēšanas, kuģošanas līdzekļa īpašniekam jāvēršas Kuģu reģistrā ar iesniegumu dokumenta dublikāta izdošanai.
Piemēru oficiālā paziņojuma tekstam variet skatīt šeit https://www.vestnesis.lv/op/2024/225.DZ2 .
Fiziskajai personai vai tās maksātnespējas procesa administratoram ir jāvēršas Kuģu reģistrā ar iesniegumu sniegt ziņas par personas īpašumā reģistrētajiem kuģošanas līdzekļiem. Šādā gadījumā informācijas sniegšana ir bezmaksas.
Ikvienam ir tiesības iepazīties ar ierakstiem Latvijas Kuģu reģistrā, pēc attiecīga rakstveida iesnieguma iesniegšanas saņemot izrakstu (rakstisku izziņu) no Kuģu reģistra. Par katru kuģošanas līdzekli tiek izsniegts atsevišķs izraksts, kurā tiek iekļautas ziņas par tā vārdu, reģistrācijas numuru, tehniskajiem datiem, kā arī reģistrētajām īpašuma tiesībām un apgrūtinājumiem. Izrakstu var saņemt gan papīra veidā, Kuģu reģistra amatpersonas pašrocīgu parakstītu, gan elektronisko parakstītu ar Kuģu reģistra amatpersonas drošu (kvalificētu) elektronisko parakstu.
Pirms veikt kādas darbības Kuģu reģistrā, attiecībā uz jaunas zvejas laivas reģistrāciju, jāvēršas pie Zemkopības ministrijas Jūrlietu departamenta Zvejas pārvaldības un zivju resursu nodaļas amatpersonām (kontakti pieejami https://www.zm.gov.lv/lv/strukturvieniba/zvejas-parvaldibas-un-zivju-resursu-nodala). Pēc nepieciešamu procedūru veikšanas un lēmuma pieņemšanas, Zemkopības ministrijas amatpersonas to nosūtīs Kuģu reģistram nepastarpināti.
Nepieciešams izslēgšanu (noņemšanu no uzskaites) apliecinošs dokuments, kurā identificēts kuģošanas līdzeklis, tā reģistrētais īpašnieks izslēgšanas brīdī un izslēgšanas datums. Parasti šāds dokuments Kuģu reģistrā tiek iesniegts elektroniskā formātā parakstīts ar CSDD amatpersonu drošu elektronisko parakstu. Vairāk par pakalpojuma pieejamību e-csdd, skatīt https://www.csdd.lv/kugosanas-lidzekla-nonemsana-no-uzskaites-atsavinasanai-latvija-e-csdd/e-csdd-izmantosanas-nosacijumi.
Kuģošanas līdzekļa dokumentus (piemēram, apliecības, sertifikātus), kurus Kuģu reģistrs izdod papīra formātā, parakstītus ar Kuģu reģistra amatpersonas pašrocīgu parakstu, var saņemt klātienē Trijādības ielā 5, Rīgā pieņemšanas laikos. Savukārt dokumentus, kurus Kuģu reģistrs izdod arī elektroniskā formātā (piemēram, izrakstus vai izziņas) papildus, augstāk minētajam dokumentu saņemšanas veidam, var nosūtīt arī elektroniski uz norādīto vai oficiālo e-pasta adresi.
Lai reģistrētu kuģošanas līdzekli Latvijas Kuģu reģistrā, noteikta veida dokumentiem (kuģošanas līdzekļa pirkuma līgums, pilnvara ārvalstu īpašnieka pārstāvim Latvijā) ir nepieciešams notariāls parakstu īstuma apliecinājums, savukārt citus reģistrācijai nepieciešamos dokumentus izdod ārvalstu iestādes. Lai šādus, ārvalstī apliecinātus vai izdotus dokumentus varētu izmantot Latvijā un iesniegt Kuģu reģistrā, tiem ir jābūt papildus apstiprinātiem ar apliecinājumu Apostille vai legalizētiem ārvalstu kompetentajā iestādē, ja nav noteikta citāda dokumenta īstuma apliecināšana starp Latviju un attiecīgo valsti. Par nosacījumiem un kārtību, kādā veicama īstuma apstiprināšana attiecībā uz konkrētā valstī izdotu dokumentu, skatīt https://www.mfa.gov.lv/lv/arvalstis-izsniegtu-dokumentu-izmantosana-latvija.
Ja vēlaties kuģošanas līdzekli reģistrēt kā kopīpašumu, tad papildus reģistrācijai vai īpašuma tiesību maiņai iesniedzamajiem dokumentiem, ir jāiesniedz arī visu kopīpašnieku rakstveida vienošanos ar pušu parakstu īstuma notariālu apliecinājumu uz tās vai vienošanās dokumentam jābūt pušu parakstītam ar drošiem (kvalificētiem) elektroniskiem parakstiem. Vienošanai jāsatur norādi uz vienu no kopīpašniekiem, kurš vienīgais ir tiesīgs pārstāvēt kopīpašniekus attiecībās ar Latvijas Jūras administrāciju. Kuģošanas līdzekļa īpašuma apliecībā tiks norādīti visi kopīpašnieki un tiem piederošas daļas, savukārt reģistrācijas apliecībā tiks norādīta tikai tā persona, kuru kopīpašnieki ir vienojušies nozīmēt par kopīpašnieku pārstāvi.
Tikai pēc konkrētā pakalpojuma saņemšanai nepieciešamo dokumentu iesniegšanas un to atbilstības pārbaudes, Kuģu reģistrs piestādīs rēķinu samaksai, kurš jāapmaksā rēķinā noradītajā termiņā pirms pakalpojuma saņemšanas.
Ja kuģošanas līdzeklis jau ir reģistrēts Latvijas Kuģu reģistrā, tad īpašuma tiesību maiņu apliecinošais atsavināšanas līgums un pieņemšanas – nodošanas akts var tikt iesniegts pušu parakstīts ar drošiem (kvalificētiem) elektroniskiem parakstiem.
Visos gadījumos, kad Kuģu reģistrā tiek iesniegts dokuments, kuru juridiskās personas vārdā ar drošu elektronisko parakstu ir parakstījusi persona, kuras pārstāvības tiesības nav reģistrētas Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistra vestajos reģistros, papildus ir jāiesniedz pilnvaru attiecīgu darbību veikšanai, kas parakstīta ar drošu elektronisko parakstu un kuru izdevusi persona, kuras pārstāvības tiesības ir reģistrētas Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistra vestajos reģistros.
Ja Latvijas Kuģu reģistrā reģistrēta atpūtas kuģa vai zvejas laivas reģistrētais īpašnieks un ieguvējs ir fiziska persona, iepriekš sagatavoto atsavināšanas līguma projektu un pieņemšanas – nodošanas aktu abas minētās personas var parakstīt pašrocīgi un vienlaikus Kuģu reģistrā kuģu reģistratora klātbūtnē, uzrādot Latvijas Republikā izsniegtu personu apliecinošu dokumentu.
