Kuģa apkalpes minimālo sastāvu nosaka un Apliecību par kuģa apkalpes minimālo sastāvu izsniedz Latvijas Jūras administrācijas Kuģošanas drošības inspekcija saskaņā ar Ministru kabineta 2006. gada 24. janvāra noteikumu Nr. 80 “Noteikumi par kuģa apkalpes minimālo sastāvu” prasībām.
Kuģa īpašnieks vai kuģošanas sabiedrība iesniedz Kuģošanas drošības inspekcijai savu priekšlikumu par apkalpes minimālo sastāvu. Ja kuģa īpašnieks vēlas atkāpes kuģa apkalpes sastāvā no augstākminētajiem Ministru kabineta noteikumiem, tad kuģa īpašniekam vai kuģošanas sabiedrībai ir jāsniedz pamatojums šīm atkāpēm. Kuģošanas drošības inspekcija izvērtē saņemtos priekšlikumus un pamatojumu, ņemot vērā noteikumos paredzētās apkalpes komplektācijas normas, un saskaņo ar kuģa īpašnieku galīgo apkalpes sastāvu.
Kopš 2025. gada 01. janvāra Kuģošanas Drošības inspekcija vairs nesaskaņo kuģa apkalpes minimālo sastāvu jaunreģistrējamiem kravas kuģiem, kuri kuģo ārpus Baltijas jūras un kuru sastāvā ir plānots iekļaut tikai divus navigācijas sardzes virsniekus.
